Peppol, je hebt er als ondernemer wel al van gehoord. Maar wat is dat nu exact? En wat moet jij daar exact over weten? We leggen het voor je uit.
Peppol klinkt voor veel ondernemers als iets technisch en ver-van-mijn-bed, maar het wordt steeds belangrijker in het zakendoen, zeker in Europa. Vanaf 1 januari 2026 zijn bedrijven namelijk wettelijk verplicht om via het Peppol-netwerk e-invoices uit te wisselen.
Om toch wat licht in de duisternis te scheppen beantwoorden wij op deze pagina de meest gestelde vragen rond Peppol.
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een Europees beveiligd netwerk dat bedrijven in staat stelt om veilig elektronische facturen te verzenden en ontvangen in een gestandaardiseerd formaat.
De verplichting van Peppol is bedoeld om de administratie te digitaliseren en processen efficiënter te maken. Bedrijven kunnen sneller en gemakkelijker facturen verzenden en ontvangen. Fouten in de factuurverwerking verminderen. Administratieve lasten verlagen. Transparantie in de factuurstroom verhoogt.
Het versturen van de factuur gaat zeer snel (paar minuten), je krijgt een ontvangstbevestiging van aflevering van de factuur en je bent ook zeker dat de juiste klant de correcte factuur ontvangt.
Vanaf dan moeten facturen tussen ondernemingen verplicht via Peppol worden verzonden. Facturen in PDF of papier zullen niet meer geldig zijn.
Een e-invoice is een elektronische gestructureerde factuur in Peppol-BIS-formaat. Deze UBL-factuur wordt gemaakt in de software van de leverancier, verstuurd via het netwerk Peppol en komt aan in de software van de klant.
Voor alle Belgische ondernemers met een ondernemingsnummer die aan een andere ondernemer een factuur maken (B2B) of aan een overheid (B2G). Ook de landbouwondernemingen met bijzondere landbouwregeling en de kleine ondernemingen met vrijstellingsregeling (omzet < 25.000 EUR) zullen aan deze verplichting moeten voldoen.
Facturen in pdf zijn in alle situaties nog wettelijk tot en met 31 december 2025.
Vanaf 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Voor alle andere handelingen blijven facturen in pdf ook na 1 januari 2026 nog geldig. Dat is bijvoorbeeld het geval voor handelingen met particulieren klanten (B2C) of bij internationale facturatie (binnen en buiten de EU).
Dan moet u overstappen op een softwarepakket dat Peppol ondersteunt, of gebruik maken van een toegang via ons kantoor. Wij kunnen u hierbij helpen.
Ja. Dit is een soort digitale identificatie binnen het netwerk, meestal gekoppeld aan uw btw-nummer. Wij kunnen dit voor u aanvragen.
Dit is afhankelijk van uw huidige systeem en de nodige integratie. In veel gevallen kunnen we u een voordelig totaalpakket aanbieden. Neem hiervoor contact met ons op.
In eerste instantie wel. In de toekomst kunnen ook andere documenten (zoals orders) via Peppol verlopen.
Wij bekijken dit graag voor u of u kan het navragen bij uw leverancier. Sommige pakketten hebben standaard een Peppol-koppeling.
Zonder actie loopt u het risico dat uw facturen niet meer aanvaard worden door klanten of overheid. Bovendien wordt – na een eerste waarschuwing – een boete opgelegd van:
Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor
aanpassen tegen januari 2026.
De inloggegevens van het klantenportaal werken niet voor de Octopus Academy. Registreer uzelf eerst op de Academy met uw e-mailadres. Daarna kunt u inloggen en de video’s bekijken.